Monika Dimitrakopoulos-Gratz:

Fast alle Unternehmen haben ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Quasi von einem Tag auf den anderen waren wir gefordert, gewohnte Routinen der Arbeit und Kommunikation aufzubrechen und neues, ungewohntes Terrain zu betreten. Nicht, dass wir gar keine Erfahrung mit remote-working und Online-Konferenzen haben. Und trotzdem fühlt es sich neu und anders an. Denn bisher galt es bei uns doch als normal, dass wir Beruf und Privatleben trennen. Und so mag es zunächst etwas irritierend sein, wenn wir Kolleg/-innen in ihren privaten Räumen sehen, anders gekleidet als sonst, Kinderstimmen im Hintergrund hören und eben nicht im Open Space Office mit der Tasse Kaffee in der Hand mal eben zum Schreibtisch der Kollegen wandern können.

Also sind wir gefordert, mit dem Wegfall des Selbstverständlichen zurechtzukommen. Viele von uns vermissen vielleicht schon den direkten Kontakt, der vor allem in Meetings möglich war. Doch Hand aufs Herz. Waren die bisherigen Meetings denn so, dass wir uns darauf gefreut haben? Dass wir gestärkt und mit Klarheit die Räume verlassen und weiterarbeiten konnten? Oder haben wir sie vielmehr lähmend und energieraubend erlebt und kommt uns mehr die Atmosphäre des Misstrauens und Einzelkämpfers in Erinnerung? Wenn wir einander fragen, wie das Meeting war, hören wir meist mehr Klagen über unproduktive, zeitintensive und nervige Besprechungen, als dass wir begeisternde Berichte hören. Und genau da können wir jetzt ansetzen. Denn wir haben jetzt die einmalige Chance, eingefahrene Routinen und Atmosphären in Besprechungen aufzubrechen und die Kultur des Kommunizierens weiterzuentwickeln. Den Online-Meetings sei Dank.
Warum die Krise nicht nutzen, um ermüdende und unproduktive Momente durch etwas Neues zu ersetzen?

Meetings sind ein Spiegel der Unternehmenskultur
Wenn wir von einem Balkon oder als Externe die Menschen in Meetings beobachten, haben wir recht schnell ein Gespür davon, welche Kultur in einer Organisation vorherrscht. Denn Kultur findet nun mal über Kommunikation und Praktiken seinen Ausdruck. Ein paar Impulse dazu möchte ich hier teilen.

Anregungen für die Meetings und Zusammenkünfte im digitalen Raum:

• Ankommen ermöglichen: Wir neigen dazu, uns von einer Besprechung zur anderen zu stürzen und uns auf die letzte Sitzung oder das Projekt, das am Ende des Tages ansteht, zu konzentrieren. Wenn wir virtuell sind, wird das noch schlimmer. Wir sind vielleicht gerade in der Krise mit Aufgaben und Terminen durchgetaktet und denken, dass wir die Themen bis zum Ende der Tages schon bearbeitet kriegen. Und dann sind wir bei der virtuellen Sitzung nur halb anwesend, was meiner Meinung nach schlimmer ist, als die Sitzung ganz zu verpassen.

Deshalb empfehle ich jedes Meeting mit ein bis zwei Check-in-Fragen zu beginnen und die Teilnehmenden emotional abzuholen und das Ankommen aktiv zu unterstützen. Folgende Fragen sind möglich und werden am besten reihum beantwortet: Wie geht es dir? Wo bist du gerade? Erzähl uns in 3 Stichworten, wie dein Tag sich gerade anfühlt?
In einer zweiten Runde können wir die Erwartungen an das Meeting klären. „Was möchtest du aus diesem Meeting für dich mitnehmen? Was ist dir heute wichtig?

• Gemeinsam Regeln entwickeln: Egal, ob es bereits Meetingregeln gibt. Ich empfehle ganz bewusst erneut zu besprechen, was in dem virtuellen Setting notwendig ist. Wir haben ja nun alle schon erste Erfahrungen in diesen Wochen gemacht und so ist es aus meiner Sicht nie zu spät, damit anzufangen, diese entscheidende Frage „Was können wir tun, damit unsere Meetings erfolgreich werden?“ zu stellen. Im Abstand von 2–3 Wochen würde ich diese dann erneut reflektieren und hinterfragen, ob sie noch passen. Was klappt gut? Was wollen wir so beibehalten? Was nervt? Wie können wir es anders machen? Damit sind Sie schon mitten im ganz praktischen Kulturentwicklungsprozess.

• Rollen neu verteilen: Welche Rolle hat die Führungskräfte in einem Meeting, welche haben die Teammitglieder? Häufig gilt es noch immer als selbstverständlich, dass der Chef für alles im Meeting verantwortlich ist. Die virtuellen Meetings können wir dazu nutzen, über eine neue Rollenverteilung zu sprechen. Denn eine verteilte und rollierende Aufgabenverteilung hat den Effekt, dass jeder im Team mitverantwortlich für den Ablauf und das Ergebnis der Besprechung ist. Wir können diese Gelegenheit nutzen, „live“ und ganz praktisch zu lernen und zugleich die Meetingkultur weiterzuentwickeln. Die wichtigsten Rollen für das Online-Meeting sind neben der Moderation das Zeit- und Energiemanagement. Ich nenne letztere Rolle auch gerne „Wächter der Energie“.

• Auf die Atmosphäre und Energie im Meeting achten:
Wenn wir auf diese ersten Wochen virtueller Besprechungen, die vielen nahtlos ineinander-laufenden Meetings blicken, stellen wir vielleicht fest, dass diese Form der Zusammenkunft viele Tücken hat. Es hört sich zunächst ganz einfach an. Keine weiten Wege mehr, nicht abgehetzt von einem Raum zum anderen laufen, sondern ganz gemütlich am Tisch sitzen. Das Meeting kommt zu uns. Doch viele dürften schon bald bemerkt haben, wie kraftraubend das sein kann. Mal ganz abgesehen von den vielen technischen Hürden. Wir können auch hier mit ganz einfachen Mitteln einen Raum aufrechterhalten, in dem gute Ergebnisse möglich werden. Statt sich im Nachgang des Meetings auf der Hinterbühne zu grämen, ist dieser neue Rahmen der Zusammenkunft eine besonders gute Möglichkeit, die Kultur weiterzuentwickeln.

• Die Teilnehmenden mit einem Lächeln und per Namen begrüßen.
• Alle Teilnehmenden bitten, das Video anzumachen, sodass man sich sehen kann. Damit haben wir die Möglichkeit, auf Emotionen zu reagieren.
• Ein auflockerndes Video zu Beginn kann die Atmosphäre entspannen. Wir erhalten Zeit, um anzukommen.
• Gut zuhören und den Teilnehmenden Fragen stellen. Darauf achten, dass jeder zu Wort kommen kann. Bei größerer Teilnehmerzahl kann das per Chat gemacht werden.
• Energie-Fragen einbauen: Was macht mich zufrieden? Welches Erlebnis der letzten Woche hat mich besonders gestärkt? Was gibt mir gerade Energie?
• Auch zwischendurch eine kurze Feedback-Session einbauen, um ggf. direkt Änderungen vornehmen.
• Gemeinsamer Check-out am Ende, um das Ergebnis und den Prozess zu reflektieren, Lessons Learned davon ableiten: Was ist uns gelungen?, Was können wir weiter verbessern?

Fazit: Alle Formen von Meetings sind Ausdruck von Kultur. Kultur lässt sich nicht einfach verordnen oder verändern. Kultur lässt sich nur entwickeln, indem wir als Verantwortliche immer wieder neue Reflexionsräume schaffen, um uns selbst zu beobachten. Nur was wir beobachten, können wir verändern. Virtuelle Meetings bringen die einmalige Chance, etwas Neues einzuüben. Der Boden der virtuellen Zusammenarbeit sollte jetzt vorbereitet werden. Mit der Anwendung der hier beschriebenen Anregungen kann jeder von uns einen wirkungsvollen Beitrag zur Kulturentwicklung leisten.