Lernen aus der Krise – eine Vorgehensweise für Teams

Lernen aus der Krise – eine Vorgehensweise für Teams

Edda Vanhoefer: 
Wir haben eine Vorgehensweise entwickelt, die Teams dabei hilft, einen wirklichen Nutzen aus ihren Erfahrungen in diesen Zeiten zu ziehen. Lernen aus der Krise für Teams.

Die in den Teams gemachten Erfahrungen der letzten Wochen werden bewusst und für alle transparent gemacht. Dann werden dazu gemeinsam Hypothesen gebildet und Annahmen überprüft.

Diese Auswertung bildet die Grundlage, um Entscheidungen zu treffen:
• Was auch in Zukunft so bleiben soll, wie es in der Krise praktiziert wurde.
• Was abgeschafft wird.
• Was beibehalten wird, wie es auch vor der Krise war, weil es sich bewährt hat oder weil es sich ändern kann.

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Not all storms come to disrupt your life, some come to clear your path.

5 Wege, um im virtuellen Konferenzraum zu überleben

5 Wege, um im virtuellen Konferenzraum zu überleben

Monika Dimitrakopoulos-Gratz:

Schon langsam gewöhnen wir uns an die neue Normalität. Wir arbeiten von zu Hause und kommunizieren virtuell. Eine Videokonferenz folgt der anderen und mit einem Klick gelangen wir zum nächsten Meeting. Dort wo bisher noch ein paar Gehminuten Zwischenraum lagen, um von einem Besprechungsraum zum anderen zu gelangen, reicht es aus, sich neu einzuwählen.
Viele Menschen, mit denen ich in den letzten Tagen gesprochen habe, berichten, dass diese Form des Austauschs überraschend gut klappt. Zugleich erleben die allermeisten, dass virtuelles Konferieren per Videokonferenz enorm viel Kraft kostet und man sich am Ende des Tages erschöpft auf dem Sofa wiederfindet und wundert, wie das sein kann.

Was ist so anders? Unser Gehirn stellt sich um.
Die Qualität der Aufmerksamkeit und die Art Beziehung zu den Menschen ändert sich, wenn wir per Videokonferenz miteinander kommunizieren. Die Art in Verbindung zu treten und zusammenzuarbeiten ist für viele neu und vor allem in der aktuellen Häufigkeit, mit der wir das gerade betreiben, ungewohnt. Die Berichte und eine Erfahrung aus den letzten Wochen decken sich. Zum einen darin, dass es zu sehr intensiven Verbindungen und vielen schönen Gesprächen kommt. Wir zeigen mehr von uns als Mensch und werden authentischer. Die Funktion tritt in den Hintergrund und wir nehmen einander vielmehr als Mensch wahr. Das ist eine wunderbare Erfahrung, die sich auf die Kommunikation im beruflichen Alltag nach Corona auswirken wird. Auf der anderen Seite erleben wir, dass wir zwar elektronisch verbunden, aber physisch voneinander getrennt sind. Und das ist auf Dauer anstrengend. Im elektronischen Austausch ist das Gehirn besonders gefordert. Zunächst ist es erst mal nicht darauf ausgerichtet, so viel Zeit vor dem Bildschirm zu verbringen. Daher schaltet es automatisch in einen anderen Modus.
So erkennt unser Auge, sobald wir in unseren Bildschirm blicken, dass es sich um künstliches Licht handelt, in das wir schauen. Und das menschliche Gehirn erbringt eine noch viel entscheidendere Leistung. Es ist schlau und kann sofort unterscheiden, ob wir in einem echten Kontakt mit anderen stehen oder wir virtuell verbunden sind.
Es fokussiert sich also auf die wenigen Sinneseindrücke, die es zu ergattern gibt. Wo Körpersprache, Gestik und Mimik im direkten Austausch als Gesamteindruck schnell erfassbar waren, bleibt online nur ein begrenzter Ausschnitt. Technische Probleme und eine schlechte Internetverbindung kommen da noch erschwerend hinzu. Wer hat nicht schon erlebt, dass das Gesicht des Sprechenden einfriert? Da können wir nur erahnen, was sich in den nächsten Sekunden bei der Person emotional abspielt. Uns fehlt ein wichtiges Puzzleteil und das Gehirn versucht auf Hochdruck, das Bild zu vervollständigen. Das kostet Kraft.
Sobald wir uns mit mehreren Menschen per Videokonferenz treffen, müssen wir also mit vielen neuen Eindrücken umgehen und sortieren. Welches von den vielen Gesichtern schaue ich an? Wem höre ich zu? Was macht die Katze da im Hintergrund? Wann endet das Gekreische der Kinder im Hintergrund? Wo hat der Kollege diesen Pulli nur her? Wir haben es also mit einem Info-Overload ganz anderer Natur zu tun, den wir aus den gewohnten persönlichen Meetings nicht so kennen. Alles das, was wir nicht eingeübt haben und unser Körper und Geist nicht gewohnt sind, erhöht den Energieverbrauch. Und je mehr wir uns mit diesen ganzen Eindrücken beschäftigen, umso weniger können wir uns auf das Gegenüber, also den Menschen und seine Bedürfnisse, konzentrieren. Wir sind verbunden und getrennt zugleich. Vielleicht ist es das, was uns am Ende eines Online-Meeting-Marathons zu dieser Erschöpfung führt?

Im virtuellen Raum entsteht eine etwas paradoxe Situation: Wir fühlen uns verbunden und zugleich getrennt.

Eine weitere Erfahrung aus den Onlinekonferenzen ist, dass wir um ein Vielfaches leichter ablenkbar sind. Ja, wie fühlen uns im virtuellen Meeting in gewisser Weise sogar freier, weil unbeobachteter. Wir können kurz Ton und Kamera ausschalten und etwas anderes erledigen. Aber auch im On-Modus von Ton und Kamera habe ich mich viel schneller dabei ertappt, nebenbei E-Mails zu checken, mal kurz bei LinkedIn oder Twitter vorbeizuschauen oder andere Aufgaben zu erledigen. In jedem Fall kenne ich dieses Verhalten aus den persönlichen Meetings so nicht. Die Verlockung, sich zwischendurch rauszunehmen, scheint größer. Diese Momente können wir dann als „Multitasking“-Momente bezeichnen. Wie wenig produktiv und wie viel mehr energieraubend das ist, haben wir schon vor Corona erfahren.
Ich möchte hier ein paar ganz einfache und wirksame Möglichkeiten teilen, die ich selbst ausprobiert und die sich aus den zahlreichen Gesprächen mit Kunden und Kollegen entwickelt haben. Diese Tipps sollen dazu beitragen, diese neu gewordene Normalität des Austauschs so zu gestalten, dass maximale Verbindung entsteht, und wir aus dem virtuellen Raum gestärkt und mit Energie zurück zur Arbeit kehren können.

Tipp 1
Fokus setzen: Reserviere dir 1 Minute vor dem Start, um selbst ankommen. Kurz aufstehen oder im Sitzen ein paarmal tief durchatmen, um die eigene Aufmerksamkeit und den Fokus nach innen zu richten. Dann überlege: Was ist mein Beitrag in dem Meeting? Welche Erfahrung, Kompetenz, Information kann ich einbringen?

Tipp 2
Verbindung herstellen: Wenn du in den Meetingraum eingetreten bist, verschaff dir einen Überblick darüber, wer da ist. Begrüße jeden Teilnehmenden mit einem Lächeln und nimm Verbindung durch einen kurzen Blickkontakt auf.

Tipp 3
Sichtbar sein: Halte dein Video eingeschalten, sodass die anderen die Möglichkeit haben, dich zu sehen.

Tipp 4
Kein Multitasking: Widerstehe dem Versuch des Multitasking und schließe alle Anwendungen im Hintergrund, die nicht unmittelbar für das Meeting notwendig sind. (E-Mail, Internet, Intranet, diverse Apps)

Tipp 5
Pausen machen: Die Aufmerksamkeitsspanne des Menschen ist geringer, als wir das oft meinen. Bereits nach 20 Min. lässt die Konzentration nach. Und daher ist es wichtig, bei längeren Besprechungen spätestens nach 50 Min. eine Pause von 5–10 Min. einzuplanen. Das fördert die Regeneration von Geist und Körper. Im Anschluss sind wir mit neuer Aufmerksamkeit dabei.
Ob wir wollen oder nicht. Virtuelles Zusammenarbeiten wird die neue Normalität. Vielleicht zwar nicht in der Intensität, wie es in der Coronakrise stattfindet. Zum Glück haben wir Menschen die Gabe, rasch auf Veränderung zu reagieren. Die Lernkurve bei uns allen war in den letzten Wochen enorm. Es erfordert neben der Einarbeitung in die technischen Raffinessen von jedem Einzelnen, dass wir sorgsam miteinander umgehen und auf die Energie achten. Lasst uns diese Möglichkeit nutzen, ausprobieren und gemeinsam Neues im Umgang mit der virtuellen Zusammenarbeit lernen.

 

Kulturentwicklung durch Virtuelle Meetings? Ein Widerspruch oder eine Chance?

Kulturentwicklung durch Virtuelle Meetings? Ein Widerspruch oder eine Chance?

Monika Dimitrakopoulos-Gratz:

Fast alle Unternehmen haben ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Quasi von einem Tag auf den anderen waren wir gefordert, gewohnte Routinen der Arbeit und Kommunikation aufzubrechen und neues, ungewohntes Terrain zu betreten. Nicht, dass wir gar keine Erfahrung mit remote-working und Online-Konferenzen haben. Und trotzdem fühlt es sich neu und anders an. Denn bisher galt es bei uns doch als normal, dass wir Beruf und Privatleben trennen. Und so mag es zunächst etwas irritierend sein, wenn wir Kolleg/-innen in ihren privaten Räumen sehen, anders gekleidet als sonst, Kinderstimmen im Hintergrund hören und eben nicht im Open Space Office mit der Tasse Kaffee in der Hand mal eben zum Schreibtisch der Kollegen wandern können.

Also sind wir gefordert, mit dem Wegfall des Selbstverständlichen zurechtzukommen. Viele von uns vermissen vielleicht schon den direkten Kontakt, der vor allem in Meetings möglich war. Doch Hand aufs Herz. Waren die bisherigen Meetings denn so, dass wir uns darauf gefreut haben? Dass wir gestärkt und mit Klarheit die Räume verlassen und weiterarbeiten konnten? Oder haben wir sie vielmehr lähmend und energieraubend erlebt und kommt uns mehr die Atmosphäre des Misstrauens und Einzelkämpfers in Erinnerung? Wenn wir einander fragen, wie das Meeting war, hören wir meist mehr Klagen über unproduktive, zeitintensive und nervige Besprechungen, als dass wir begeisternde Berichte hören. Und genau da können wir jetzt ansetzen. Denn wir haben jetzt die einmalige Chance, eingefahrene Routinen und Atmosphären in Besprechungen aufzubrechen und die Kultur des Kommunizierens weiterzuentwickeln. Den Online-Meetings sei Dank.
Warum die Krise nicht nutzen, um ermüdende und unproduktive Momente durch etwas Neues zu ersetzen?

Meetings sind ein Spiegel der Unternehmenskultur
Wenn wir von einem Balkon oder als Externe die Menschen in Meetings beobachten, haben wir recht schnell ein Gespür davon, welche Kultur in einer Organisation vorherrscht. Denn Kultur findet nun mal über Kommunikation und Praktiken seinen Ausdruck. Ein paar Impulse dazu möchte ich hier teilen.

Anregungen für die Meetings und Zusammenkünfte im digitalen Raum:

• Ankommen ermöglichen: Wir neigen dazu, uns von einer Besprechung zur anderen zu stürzen und uns auf die letzte Sitzung oder das Projekt, das am Ende des Tages ansteht, zu konzentrieren. Wenn wir virtuell sind, wird das noch schlimmer. Wir sind vielleicht gerade in der Krise mit Aufgaben und Terminen durchgetaktet und denken, dass wir die Themen bis zum Ende der Tages schon bearbeitet kriegen. Und dann sind wir bei der virtuellen Sitzung nur halb anwesend, was meiner Meinung nach schlimmer ist, als die Sitzung ganz zu verpassen.

Deshalb empfehle ich jedes Meeting mit ein bis zwei Check-in-Fragen zu beginnen und die Teilnehmenden emotional abzuholen und das Ankommen aktiv zu unterstützen. Folgende Fragen sind möglich und werden am besten reihum beantwortet: Wie geht es dir? Wo bist du gerade? Erzähl uns in 3 Stichworten, wie dein Tag sich gerade anfühlt?
In einer zweiten Runde können wir die Erwartungen an das Meeting klären. „Was möchtest du aus diesem Meeting für dich mitnehmen? Was ist dir heute wichtig?

• Gemeinsam Regeln entwickeln: Egal, ob es bereits Meetingregeln gibt. Ich empfehle ganz bewusst erneut zu besprechen, was in dem virtuellen Setting notwendig ist. Wir haben ja nun alle schon erste Erfahrungen in diesen Wochen gemacht und so ist es aus meiner Sicht nie zu spät, damit anzufangen, diese entscheidende Frage „Was können wir tun, damit unsere Meetings erfolgreich werden?“ zu stellen. Im Abstand von 2–3 Wochen würde ich diese dann erneut reflektieren und hinterfragen, ob sie noch passen. Was klappt gut? Was wollen wir so beibehalten? Was nervt? Wie können wir es anders machen? Damit sind Sie schon mitten im ganz praktischen Kulturentwicklungsprozess.

• Rollen neu verteilen: Welche Rolle hat die Führungskräfte in einem Meeting, welche haben die Teammitglieder? Häufig gilt es noch immer als selbstverständlich, dass der Chef für alles im Meeting verantwortlich ist. Die virtuellen Meetings können wir dazu nutzen, über eine neue Rollenverteilung zu sprechen. Denn eine verteilte und rollierende Aufgabenverteilung hat den Effekt, dass jeder im Team mitverantwortlich für den Ablauf und das Ergebnis der Besprechung ist. Wir können diese Gelegenheit nutzen, „live“ und ganz praktisch zu lernen und zugleich die Meetingkultur weiterzuentwickeln. Die wichtigsten Rollen für das Online-Meeting sind neben der Moderation das Zeit- und Energiemanagement. Ich nenne letztere Rolle auch gerne „Wächter der Energie“.

• Auf die Atmosphäre und Energie im Meeting achten:
Wenn wir auf diese ersten Wochen virtueller Besprechungen, die vielen nahtlos ineinander-laufenden Meetings blicken, stellen wir vielleicht fest, dass diese Form der Zusammenkunft viele Tücken hat. Es hört sich zunächst ganz einfach an. Keine weiten Wege mehr, nicht abgehetzt von einem Raum zum anderen laufen, sondern ganz gemütlich am Tisch sitzen. Das Meeting kommt zu uns. Doch viele dürften schon bald bemerkt haben, wie kraftraubend das sein kann. Mal ganz abgesehen von den vielen technischen Hürden. Wir können auch hier mit ganz einfachen Mitteln einen Raum aufrechterhalten, in dem gute Ergebnisse möglich werden. Statt sich im Nachgang des Meetings auf der Hinterbühne zu grämen, ist dieser neue Rahmen der Zusammenkunft eine besonders gute Möglichkeit, die Kultur weiterzuentwickeln.

• Die Teilnehmenden mit einem Lächeln und per Namen begrüßen.
• Alle Teilnehmenden bitten, das Video anzumachen, sodass man sich sehen kann. Damit haben wir die Möglichkeit, auf Emotionen zu reagieren.
• Ein auflockerndes Video zu Beginn kann die Atmosphäre entspannen. Wir erhalten Zeit, um anzukommen.
• Gut zuhören und den Teilnehmenden Fragen stellen. Darauf achten, dass jeder zu Wort kommen kann. Bei größerer Teilnehmerzahl kann das per Chat gemacht werden.
• Energie-Fragen einbauen: Was macht mich zufrieden? Welches Erlebnis der letzten Woche hat mich besonders gestärkt? Was gibt mir gerade Energie?
• Auch zwischendurch eine kurze Feedback-Session einbauen, um ggf. direkt Änderungen vornehmen.
• Gemeinsamer Check-out am Ende, um das Ergebnis und den Prozess zu reflektieren, Lessons Learned davon ableiten: Was ist uns gelungen?, Was können wir weiter verbessern?

Fazit: Alle Formen von Meetings sind Ausdruck von Kultur. Kultur lässt sich nicht einfach verordnen oder verändern. Kultur lässt sich nur entwickeln, indem wir als Verantwortliche immer wieder neue Reflexionsräume schaffen, um uns selbst zu beobachten. Nur was wir beobachten, können wir verändern. Virtuelle Meetings bringen die einmalige Chance, etwas Neues einzuüben. Der Boden der virtuellen Zusammenarbeit sollte jetzt vorbereitet werden. Mit der Anwendung der hier beschriebenen Anregungen kann jeder von uns einen wirkungsvollen Beitrag zur Kulturentwicklung leisten.